バーチャルオフィスが倒産したら、契約前に知っておかないと10万超えの損害に!!

バーチャルオフィスには月額数百円で契約できるところもあり、起業まもない時期であれば格安なものを選んで費用を節約するに越したことはないと思うかも知れません。しかし、ちゃんと何のためにバーチャルオフィスを利用するのか明確にしてバーチャルオフィスを選ばないと、バーチャルオフィスの倒産という地雷が爆発する危険があります。

バーチャルオフィスを潰れたらどうなるか

バーチャルオフィスと契約した後に倒産したら、あなたはどれくらい困るでしょうか？被害額や事務コストは、はたしてどのくらいになるでしょう。それは個人事業主の場合と法人の場合とで大きく運命が異なります。

副業・個人事業主の場合

もしあなたが副業や個人事業主でバーチャルオフィスを利用していた場合、仮にバーチャルオフィスが倒産したら、その被害額は数万円程度と予想されます。想定される損害額として一番大きいのが、本来かかるはずのなかった新たなバーチャルオフィスとの契約にかかる初期費用（入会金・保証金）でしょう。

金銭面での負担は、以下のとおりです。

• 新しいバーチャルオフィスとの契約入会金・保証金：数千円～数万円
• 前払金（当月分＆来月分、年払い分）：数千円～数万円
• 名刺の再作成費用：数千円
• 商標の住所変更印紙代：千円

事務面での負担は、以下のとおりです。

• ホームページの特定商取引法に基づく表記の変更
• 取引先への連絡
• 個人事業主用のクレジットカード会社への連絡
• 税務署で事務所登録していたらその変更届

以上のことから、副業や個人事業主の場合は、一番痛いのが新たなバーチャルオフィスの初期費用ぐらいで、事務コストもそれほど大きくはありません。バーチャルオフィスが仮に倒産しても、勉強代として許容できる範囲といえるでしょう。

ただし、1年分前払いをしていた場合、未消化分が返ってくる可能性は低いので、多少痛く感じるかもしれません。バーチャルオフィスは年払いにすると1ヶ月分ほど月額費用が安くなるのが相場です。倒産も想定して、月払いにして保険をかけることも検討しましょう。

法人の場合

もしあなたがバーチャルオフィスで法人登記をしていたら、その影響はかなりのものになります。すべて自分でやるとしても、場合によっては10万円は超えると見積もっておかなければなりません。そして、金銭面よりも事務コストが半端ではありません。本業に影響が出るほど、足を引っ張られます。

こんなに影響が大きいのは、法人には登記という特有の問題があるからです。法人は住所があるから存在できるといっていい存在です。住所が変更になれば、その更新の影響は多岐に及びます。以下が法人が移転登記するときに発生する金銭面、事務コスト面での負荷です。

金銭面での負担は、以下のとおりです。

• 新しいバーチャルオフィスとの契約
  • 入会金・保証金　数千円～数万
  • 前払金（当月分＆来月分、年払い分）　数千円～数万
• 本店移転登記にかかる費用
  • 登録免許税　管轄内3万円（管轄外6万円）
  • 司法書士報酬　相場2万5千円から5万円
  • 全部履歴証明書の取得費用　500円
  • 郵送に伴う切手代　1000円前後
• 商標の住所変更にかかる費用
  • 印紙代と郵送代　1000円前後

事務コストの負担は、以下のとおりです。

• 変更登記書類の作成（株式会社の場合）
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 取締役会議事録（取締役会設置会社の場合）
  • 取締役決定書（取締役会を設置しない会社の場合）
  • 株式会社本店移転登記申請書
  • 印鑑届書
• 税務署への届け出
  • 異動届出書
  • 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
• 県税事務所への届け出
  • 異動届出書
• 市区町村への届け出
  • 異動届出書
• 日本年金機構・協会けんぽへの届け出
  • 健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届
• 小規模共済への届け出
• 銀行への届け出
• クレジットカード会社への届け出
• 取引先への通知
• ホームページの更新
• 名刺の再作成
• 商標の住所変更

この一覧を見ただけで嫌気がさすでしょう。ほとんどの人が法人の本店移転をどうやってやるのか全くわからない素人。予備知識や手続きに関する調査、実際の手続きで、1ヶ月はつきっきりになると思ってください。

潰れたとわかったら、早急に動き出さなければならないのも大きな特徴です。登記内容に変更が起きたら迅速に動かないと罰則があるため、放置ができません。もしバーチャルオフィスの倒産と自分の繁忙期が重なったら、目も当てられません。

専門家である司法書士に丸投げするのもありです。ただ当たり前ですが、本店移転登記絡みのことしかやってくれません。他の事務作業はほとんど自分でしないといけないので、お金ですべて解決できないのが悩ましいところです。

また、バーチャルオフィスの倒産に限らず、バーチャルオフィスの業者を変えたいと思っても、全く同様のコストと手続きが発生します。多少の不満があっても、一度契約したら、事実上業者変更はできないと思ってください。

まとめ

副業や個人事業主の場合は、使い方にもよりますが、正直に言えば、どんなバーチャルオフィスを選んでもいいと思っています。倒産したとしても、別のバーチャルオフィスを選び直せばいいだけなので、あまり面倒なことに巻き込まれることはないでしょう。格安という理由でバーチャルオフィス業者を選ぶのも、全然ありだと思います。

法人の場合は、契約前に、いろんな要素を総合的に勘案して、相当な吟味が必要になります。選定次第で、将来10万円を超える損失を出すだけでなく、1ヶ月分無駄働きを強いられるかもしれないと思って、真剣に取り組みましょう。格安という安易な理由でバーチャルオフィスを選んではいけません。